Consejos para organizar el e-mail: sé más eficiente

Seguro que alguna vez se te han empezado a acumular cientos de e-mails en la bandeja de entrada y ya ha sido demasiado tarde para organizarlos. Con estas sencillas claves o consejos para organizar el e-mail podrás controlar tu correo de una forma más eficiente y tener siempre accesibles tus mensajes electrónicos.

Solo tienes que tener un poco de tiempo y ganas. ¿Empezamos?

Organizar la estructura del correo electrónico

Existen infinidad de servicios de correo electrónico, pero Gmail es uno de los más avanzados en cuanto a la personalización de su estructura, ya que el usuario puede modificar su configuración en cualquier momento.

Un paso imprescindible es crear y administrar las etiquetas. De esta manera, podrás tener emails de diferentes temas en varios apartados, de forma que estarán divididos para que posteriormente puedas encontrarlos con mayor facilidad. Además, es aconsejable que cambies el color de las etiquetas, así cada sección será diferente y podrás distinguirlas a simple vista.

Por otra parte, gracias a la creación de filtros, podrás gestionar el flujo de los mensajes entrantes, es decir, administrar los emails según los diferentes criterios: remitente, destinatario, asunto, archivos adjuntos o palabras contenidas/excluidas.

Aunque hay personas que no son partidarias de esta alternativa, es recomendable archivar o eliminar los mensajes leídos, ya que de esta forma no se saturará tu correo y no te distraerás al ver tantos emails en tu bandeja de entrada.

Otros consejos para organizar el e-mail

Otra acción muy útil que puedes llevar a cabo es la creación de respuestas predeterminadas. ¿Sueles escribir mensajes muy similares frecuentemente? Con esta configuración podrás escribir una respuesta estándar y mandarla cada vez que lo necesites sin tener que redactarla otra vez.

Otro detalle que aumenta la eficacia del envío de emails es el incluir tu propia firma al final, ya que una vez creada se enviará automáticamente cada vez que envíes un email, con la ventaja de que así no perderás tiempo en volver a escribirla.

Por último, te recordamos algunas ideas para que las tengas en cuenta para sacar un mayor provecho a tu correo electrónico: destaca los emails con mayor relevancia para ti, así aparecerán como favoritos y serán más accesibles, date de baja en las suscripciones que ya no te interesan y elimina el spam de tu correo, ya que todo esto ocupará mucho espacio que podrías necesitar para otra cosa. Tampocodebes crear un excesivo número de carpetas, ya que esto podría dar como consecuencia que no se encontraran fácilmente los mensajes.

Sigue estos consejos y gana mucho tiempo, sobre todo ahora que muchos de nosotros miramos el correo desde nuestro smartphone.