Las facturas electrónicas, una forma de ahorrar en tu empresa

En la era de la tecnología en la que vivimos hoy en día, prácticamente cualquier operación se puede realizar a través de Internet. Eso permite que se puedan producir importantes ahorros de tiempo pero, sobre todo, también de dinero. Un ejemplo muy útil de los efectos de este avance son las facturas electrónicas.

Facturas electrónicas, misma validez que las tradicionales

Cada día más empresas deciden enviar y recibir sus facturas electrónicamente. Estas facturas electrónicas son exactamente iguales que las que se reciben en papel, pero con la diferencia de que las puedes recibir y enviar instantáneamente, con el ahorro de tiempo que ello supone, especialmente cuando corren cierta urgencia.

Sin embargo, conviene hacer algunas matizaciones sobre esta idea de factura electrónica, ya que debe cumplir una serie de requisitos para que sea considerada como tal. Por ejemplo, una factura electrónica tiene que ser enviada en formato PDF como un anexo en un correo electrónico o bien ser redactada dentro del propio correo electrónico con el formato adecuado. Como cualquier otra factura, las facturas electrónicas tienen que ir firmadas, en este caso, con la firma electrónica de la empresa o la persona en cuestión. Esto no es muy difícil de hacer, ya que hay webs que te permiten crear la factura electrónica en su formato estándar fácilmente como Hazteunafacturae. Otra cuestión importante es que la persona que tiene que recibir la factura debe aceptar previamente que se la envíen en este formato en lugar de en papel.

Fácil conservación y copia

¿Por qué usar este tipo de facturas? Muy sencillo, porque, según algunos estudios, este tipo de facturas permitirán ahorrar a las empresas europeas entre el 60% y 80% de los costes en lo relativo a este apartado. Pero además de ahorrar dinero, al no tener que usar papel para emitir las facturas y tenerlas de manera electrónica, será más fácil consultar algún dato de esta si fuera necesario. Piensa en el caso de las empresas que emiten y reciben una gran cantidad de facturas y que necesitan consultar una en concreto entre una pila enorme de papeles. Pueden perder mucho tiempo y, si la tienen informatizada, simplemente tienen que buscarla en su correo electrónico o base de datos de manera sencilla.

Además, muchas veces hay que emitir copias de las facturas y, teniéndolas en formato electrónico, puedes sacar todas las que quieras rápidamente. Otra ventaja de las facturas electrónicas es que, si las recibes y envías por correo electrónico, siempre estarán almacenadas en Internet y, por tanto, las conservarás en un lugar más seguro que un archivador. Aun así, es recomendable que siempre tengas una copia en papel de las facturas más importantes por si surge algún imprevisto.

¡Pásate a la nueva era de las facturas!